Система электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) – автоматизированная система, позволяющая выстраивать процесс управления организации на основе оборота необходимых документов для сотрудников в многопользовательском режиме.

Классификация систем электронного документооборота:

·         Универсальные СЭД – доступность в стоимости и приобретении, стандартный интерфейс, простота и высокая скорость установки, однако наличие вероятности несоответствия функций к запросам определенной организации, необходимость лицензии на каждого сотрудника в системе.

·         Непосредственные разработки СЭД – повышенная стоимость и время для разработки системы и её внедрения под определенное программное обеспечение, максимальная приближенность к конкретным задачам и функциям организации.

·         Комбинированные СЭДО – использование базовой платформы с соответствующими необходимыми доработками для определенного предприятия, относительно небольшие затраты на разработку и внедрение к существующему программному обеспечению, простой русифицированный интерфейс, лицензия и все права на использование системы. Компромисс между двумя предыдущими вариантами.

Переход к системе электронного документооборота – необходимый путь к современной оптимизации процессов управления организациями. Такое решение может привести к полному или частичному отказу от работы бумажной документации, что положительно сказывается на скорости и оперативности работы сотрудников и управляющих данного предприятия.

Основными возможностями систем электронного документооборота стоит отметить:

·         Увеличение эффективности и оперативности деятельности сотрудников при ограничении документации, с которой они работают. Для чего необходимо предварительно определить и назначить фильтр для того или иного сотрудника.

·         Из-за оптимального использования документов происходит повышение эффективности и производительности труда.

·         Упрощение совместного процесса использования документов.

·         Минимальная вероятность возникновения ошибок в документации из-за исключения попытки дублирования документов.

·         Возможность отслеживать отчетность по документам и процесс принятия решений.

·         Определение ответственности работников за контроль использования документов и порядок отчетности.

Внедрение СЭД решает большой круг задач в области документации:

• эффективное управление документопотоками на предприятии;
• централизованное хранение документов;
• повышение контроля исполнения работ по документам;
• увеличение продуктивности работы сотрудников;
• облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений;
• информационная безопасность предприятия.
• появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);
• значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
• повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;
• повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;
• улучшение контроля за исполнением документов.

Как показали исследования, системы электронного документооборота повышают производительность труда и эффективность на 20–25%. По сравнению с хранением бумажных архивов, стоимость электронного архивного хранения документов снижается на 80%. Таким образом, полная автоматизация делопроизводства и документооборота компании позволяет сократить денежные и временные затраты за счет повышения скорости принятия решений управляющих и предоставляет конкурентные преимущества.

Бизнес-эффективность внедрения СЭД доказывает свое превосходства перед библиотеками и архивными ведением бумажных документаций. Система электронного документооборота является неотъемлемым аттрибутом современной организации.